Auch wenn das Ziel der Geschäftsprozessautomatisierung vollständig integrierte und automatisierte Prozesse sind, ist der Eingriff von Mitarbeitern an vielen Stellen der Prozesse notwendig und gewünscht. Denn gerade in Bezug auf Freigabeprozesse oder komplexe Sachbearbeitungsvorgänge müssen auch die jeweils zuständigen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Außerdem lässt sich nicht jede Prozesslogik mit vertretbarem Aufwand realisieren.
Benutzerinteraktion als Teil der Technical Workflows
Die Funktionalitäten für die Benutzerinteraktion unterstützen die aufgabenorientierte Bearbeitung (Human Workflow) sowie ein portalbasiertes Vorgehen (Process-driven Portal). Die Interaktionen mit Benutzern sind vollständig in die Technical Workflows integriert und werden durch die ablaufenden Workflow-Instanzen erzeugt.
Mit dem Task Generator steht ein separates Modul zur Verfügung, das die Konfiguration über einen integrierten WYSIWYG-Editor ermöglicht. Er erlaubt die Erstellung der Formulare und Oberflächen per Drag & Drop und ein komfortables Mapping dynamischer Daten in das Formular. Über Cascading Style Sheets (CSS) kann deren Layout angepasst werden.
Steuerung des Human Workflow über Taskliste
Die Zuweisung der im Prozessablauf entstehenden Aufgaben erfolgt rollenbasiert und kann zusätzlich über ein, in der inubit BPM-Suite hinterlegtes Organigramm, gesteuert werden. Damit können einerseits einzelne Aufgaben einer Gruppe von Sachbearbeitern zugewiesen werden.
Andererseits kann über das Organigramm beispielsweise ein Vorgesetzter ermittelt werden, an den eine Aufgabe eskaliert werden soll. Die Aufgaben können mit definierten Bearbeitungszeiten und Eskalationsprozessen versehen werden. Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt über eine webbasierte, Mitarbeiter-individuelle Taskliste. Diese strukturiert die Aufgaben des Anwenders und liefert ggf. notwendige Zusatzinformationen z. B. zur Priorisierung der Abarbeitung.
Dazu können auch externe Applikationen wie z. B. MS Office eingebunden werden. Die Taskliste steht als Bestandteil des Management Cockpits, als Task Portlet innerhalb des inubit Enterprise Portal sowie als anpassbares Servlet zur Verfügung.
Process-driven Portals mit der inubit BPM-Suite
Basierend auf den sehr flexiblen Technical Workflows in Verbindung mit dem Task Generator können auch vollständige Portale realisiert werden. Dabei definieren die Technical Workflows die notwendige Logik, um über die Seitenfolge zu entscheiden und notwendige Daten mit Backend-Systemen auszutauschen. Die Task Generator Module definieren die einzelnen Seiten, die auch die Navigationselemente des Portals enthalten. Durch die enge Verknüpfung mit den Business Workflows kann ein Portal mit der inubit BPM-Suite vollständig prozessgetrieben erstellt werden.
Einbindung in Portale über Portlet-Standard
Die Taskliste der inubit BPM-Suite sowie die frei definierbaren Portalelemente stehen zusätzlich als JSR 168 konforme Portlets zur Verfügung. Damit können diese sehr leicht in unabhängige Portalsysteme, die den Portlet-Standard unterstützen, eingebunden werden und dort spezifische Interaktionen bereitstellen.
