Basis für den automatisierten Rechnungseingangsprozess ist die standardisierte prozessorientierte Lösung "Paper2Process", die Rechnungsdaten aus traditionellen Medien in Prozesse weiterleitet und in nachgelagerten Systemen zur Verarbeitung bereitstellt.

Die Reduzierung der Medienbrüche wird über ein frühzeitiges Einscannen der eingegangen Papierbelege erreicht. Während der nachfolgenden Analyse wird ermittelt, um welchen Geschäftsfall (Rechnung, Gutschrift, etc.) und entsprechenden Geschäftspartner es sich handelt.

Anschließend werden alle Daten aus dem Dokument mittels Intelligent Character Recognition (ICR) gelesen und validiert. Dabei kann bereits ein Abgleich mit Daten der internen Systeme erfolgen. Bei Belegen mit geringem Erkennungsgrad werden die Validierung und die ggf. notwendige Datenanreicherung über einen Workflow von verantwortlichen Mitarbeitern durchgeführt.

Nach der automatisierten Erstbuchung der eingegangenen Informationen in relevante Systeme und deren Archivierung kann der entsprechende Geschäftsfall durch die zuständigen Mitarbeiter unter Abgleich der betroffenen Systeme bearbeitet und schließlich freigegeben werden. Da auch dies Workflow-basiert über das zentrale Rechnungseingangsbuch erfolgen kann, können jederzeit Kollegen einbezogen oder kritische Belege eskaliert werden.

Nach dem Abschluss der Bearbeitung des Geschäftsfalls werden die Daten an die relevanten internen IT-Systeme weitergeleitet und dort endgültig verbucht bzw. archiviert.

Die Automatisierung der Erfassung und des gesamten nachgelagerten Prozesses reduziert nicht nur eine Vielzahl möglicher Fehler, sondern vermeidet vor allem langsame und fehlerträchtige Papierumläufe im Unternehmen. Damit können z. B. bei Rechnungen Skonti und Vorsteuerabzug effektiv genutzt und das Cash Management verbessert werden.