Einer der zeitaufwändigsten Verwaltungsprozesse im Unternehmen ist der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen. Dabei müssen diese erst zum Besteller weitergeleitet werden, der die Rechnung fachlich prüft und freigibt – häufig verbunden mit Rückfragen an andere Mitarbeiter. In der Buchhaltung wird dann die Rechnung komplett oder positionsweise kontiert, buchhalterisch freigegeben und verbucht.

Da dieser Prozess derzeit zumeist noch papierbasiert abläuft, sind häufig die Skonti-Fristen bereits abgelaufen, wenn die Rechnung bezahlt werden kann. Hier geht dem Unternehmen auf Grund eines aufwändigen Prozesses also bares Geld verloren.

Mit der inubit Lösung für "Workflow-basiertes Invoice Management" wird der Rechnungseingangsprozess vollständig elektronisch abgebildet, über einen Workflow geführt und ist umfassend auswertbar. Basis dafür sind Rechnungsbelege, die z. B. durch die "Paper2Process"-Lösung gescannt und in ihren Datenstrukturen erkannt werden.

Funktionen des Rechnungseingangsbuches
Übersicht Belegeingänge	Buchhalterische Freigabe	Fachliche Freigabe durch Kostenstellenverantwortlichen	Sonstige Vorteile
Zuordnung von Belegen zu Kostenstellen- verantwortlichen Filtermöglichkeit über die einzelnen Status der Belege Anzeige der Freigabestatus Ansicht der Originalbelege im PDF-Format Zeitabhängiger Statusbericht seit Belegeingang Importoption für neue Belege	Übersicht der zugewiesenen Belege (mit Filtermöglichkeiten) Detailansicht mit einzelnen Positionen des Belegs Möglichkeit einen Kommentar zum Beleg zu hinterlegen Zuordnung von Sachkonten und Kostenstellen Freigabe des gesamten Belegs oder auf Positionsebene Option, den Beleg zum Klärfall zu deklarieren, Kommentare zu speichern und Versand per E-Mail an Bearbeiter	Übersicht der zugewiesenen Belege (mit Filtermöglichkeiten) Möglichkeit einen Kommentar zum Beleg zu hinterlegen Option, den Beleg zum Klärfall zu deklarieren, Kommentare dazu zu speichern und Versand per E-Mail an Bearbeiter Freigabe des gesamten Belegs oder auf Positionsebene Automatische Freigabe des Belegs, wenn alle Positionen von den jeweiligen Verantwortlichen freigeben wurden	Automatischer Export der freigegebenen Belege zum ERP-System oder manuelle Freigabe in Belegübersicht Integrierte Benutzerverwaltung (Rollen, Passwörter, E-Mail Adressen, ...)

Für die einfache Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen steht das zentrale Rechnungseingangsbuch zur Verfügung. Dorthin werden die strukturierten Rechnungsdaten und das Originalimage geleitet. Innerhalb des zentralen Rechnungseingangsbuchs erfolgt anschließend die Zuordnung zu Sachbearbeitern und Fachabteilungen – diese kann auch kundenspezifisch über das Organigramm in der inubit BPM-Suite automatisiert werden.

Das Rechnungseingangsbuch gibt den Anwendern dann zentral und übersichtlich die Möglichkeit, Freigaben zu erteilen, ggf. ein Klärfall-Handling durchzuführen oder aber die entsprechende Rechnung mit zusätzlichen Kontierungsinformationen anzureichern.

Weitere Standardfunktionalitäten sind die automatische Erstellung einer Beleghistorie, eine bearbeitungsfreundliche Statusübersicht sowie die webbasierte Verwaltung der zuständigen Sachbearbeiter.