Der Schwerpunkt von Automatisierungsprojekten lag bisher zumeist auf Prozessen, die Informationen auf elektronischem Weg austauschen bzw. weiterverarbeiten konnten. Papierbasierte Dokumente wie z. B. Rechnungen wurden häufig außer acht gelassen. Dabei beruht ein hoher Prozentsatz (ca. 80%) der in einem Unternehmen vorkommenden Informationen immer noch auf papierbasierten Dokumenten und damit unstrukturierten Daten. Aber auch diese Dokumente lassen sich heute weitestgehend elektronisch und damit automatisiert verarbeiten – denn gerade hier liegen immense Einsparungspotentiale.

Automatisierung der Prozesse

Basis für die elektronische Verarbeitung von Papierbelegen ist die standardisierte und prozessorientierte inubit-Lösung "Paper2Process". Damit werden Daten automatisiert aus traditionellen Medien wie Papier und Fax in Prozesse weitergeleitet und in nachgelagerten Systemen zur Bearbeitung bereitgestellt. Dabei können die jeweiligen Prozesse schnell auf spezifische Anforderungsszenarien angepasst werden.

Die Reduzierung der Medienbrüche wird über ein frühzeitiges Einscannen der eingegangen Papierbelege bzw. das Abgreifen der Dokumente am Faxserver erreicht. Während der nachfolgenden Analyse wird ermittelt, um welchen Geschäftsfall (z. B. Bestellung, Rechnung, Reklamation, etc.) und um welchen Geschäftspartner es sich handelt.

Anschließend werden alle Daten aus dem Dokument mittels Intelligent Character Recognition (ICR) gelesen und validiert. Dabei kann bereits ein Abgleich mit Daten der internen Systeme erfolgen.
Bei Belegen mit geringem Erkennungsgrad werden die Validierung und die ggf. notwendige Datenanreicherung über einen Workflow von verantwortlichen Mitarbeitern durchgeführt.

Nach der automatisierten Archivierung der Belege, bei der bereits die erkannten Informationen zur Indexierung genutzt werden können, kann der entsprechende Geschäftsfall durch die zuständigen Mitarbeiter unter Abgleich der betroffenen Systeme bearbeitet und schließlich freigegeben werden. Da auch dies Workflow-basiert erfolgt, können jederzeit Kollegen einbezogen oder kritische Belege eskaliert werden.

Nach dem Abschluss der Bearbeitung des Geschäftsfalls werden die Daten an die relevanten internen IT-Systeme weitergeleitet und dort endgültig verbucht bzw. archiviert.

Die Automatisierung der Erfassung und des gesamten nachgelagerten Prozesses reduziert nicht nur eine Vielzahl möglicher Fehler, sondern vermeidet vor allem langsame und fehlerträchtige Papierumläufe im Unternehmen.

Echtzeitauswertungen erlauben zusätzlich eine Messung der Effizienz des Geschäftsprozesses und stellen dem Management jederzeit die notwendigen Informationen sofort zur Verfügung, um die Prozesse zu bewerten und ggf. zu optimieren. Dies ermöglicht Unternehmen letztlich die signifikante und nachhaltige Reduzierung von Verwaltungskosten. 

Infoblatt inubit Paper2Process